Как отправить посылку от юрлица: документы, оплата, учёт

Когда посылку отправляет компания, важны не только сроки, но и документы: расход нужно подтвердить и провести в учёте. Разбираем два сценария — разовую отправку и работу по договору.

Сценарий 1. Разовая отправка

Сотрудник приносит отправление в пункт выдачи и оплачивает его как обычный клиент. Это просто, но есть минусы:

• цена — по розничному прайсу;
• оплата часто идёт с личной карты сотрудника — дальше авансовый отчёт;
• на руках только кассовый чек, а бухгалтерии нужны документы на компанию.

Вариант годится, если отправок одна-две в месяц.

Сценарий 2. Отправки по договору

Компания заключает договор, получает личный кабинет и работает на корпоративных условиях:

• тарифы ниже розничных до 40%;
• оплата с расчётного счёта раз в неделю по счёту;
• акты и сверки — расходы подтверждены документально;
• курьер забирает отправления из офиса или со склада.

Что указать при оформлении

• данные отправителя — компания, контактное лицо и телефон;
• данные получателя — ФИО или название компании, телефон, адрес или пункт выдачи;
• вес и габариты отправления;
• описание вложения и объявленную ценность, если нужна страховка;
• тариф и способ вручения.

Документы для бухгалтерии

По договору компания получает счёт и акт за период. Этого достаточно, чтобы включить расходы на доставку в затраты. При необходимости запрашивается акт сверки взаиморасчётов. Конкретный порядок учёта уточните у своего бухгалтера — он зависит от системы налогообложения.

Если получатель — тоже компания

Подумайте, кто будет забирать груз. Если это сотрудник получателя, ему может понадобиться доверенность. Проще всего сразу оформлять доставку до адреса — тогда груз привезут в офис.

Отправляете регулярно — договор окупится с первых недель. Оставьте заявку, и менеджер посчитает тарифы под ваши отправления.